PDF invoicing - PDF transportbonnen

Bedrijf / organisatie: 
Vandecasteele Houtimport
Adres: 
Bergstraat 25
8511 Kortrijk-Aalbeke
België
Website: 
www.vandecasteele.be
Contactpersoon: 
Geneviève Standaert
E-mail contactpersoon: 
genevieve@vandecasteele.be
Telefoon contactpersoon: 
003256433333
Contactgegevens leverancier: 
AXI NV Molenweg 107 2830 WILLEBROEK
Domeinen: 
Afval
Duurzaam aankopen en investeren
Procesefficiëntie
Activiteitsomschrijving: 

Import - distributie en export van gezaagd hout.

PDF invoicing - PDF transportbonnen

SDG 12 en SDG 9

Vandecasteele stuurt per jaar 9000 verkoopfacturen naar haar klanten. Vroeger werden de facturen geprint, geplooid en verstuurd per post. Samen met hun IT-bedrijf hebben ze een PDF-versie van factuur ontworpen, hun programma's aangepast en een procedure opgemaakt voor het versturen van e-facturen per mail. 

Ook zijn de transportbonnen en wissels in PDF formaat geprogrammeerd en stuurt het bedrijf nu alle bonnen per mail uit naar haar klanten.

 

Milieuvoordeel: 
  • Minder papier verbruik.
  • Het elektronisch versturen van de e-factuur per mail gaat veel sneller. Het is efficiënter dan met de post en heeft ook een minimale CO² uitstoot in vergelijking met het versturen per post.
Sociaal voordeel: 
  • Het uitsplitsen, het plooien, in een omslag steken, het frankeren en het posten van de facturen is een saai werkje. Door de automatisatie komt er tijd vrij voor interessantere taken.
  • Op elke klantenfiche worden de PDF facturen per klant bewaard. Dit vereenvoudigd het werk voor opzoeken van documenten, traceren materiaal, audits enz.
  • De klanten worden vóór de levering volledig geïnformeerd over de levering want de transportbon wordt gemaild op moment dat de vrachtwagen werd geladen en gaat vertrekken.  
Economisch voordeel: 
  • De ontwikkeling van de PDF factuur heeft 25 000 euro gekost en de ontwikkeling van de transportbon en wissels plus het uitsturen van de mails en de aanpassingen in de programma's nog eens 15 000 euro. Een totale investering van 40 000 € voor alles samen.
  • Het project levert een jaarlijkse besparing van 14 208 €. Wat een ROI betekent van 2.8 jaar.
    • werk : uitsorteren - plooien - frankeren =  wekelijks 3 uur = 44 x 3u = 132 werkuren/jaar x 45 € = 5940 €.
    • papier : 2 exemplaren x 9000 facturen = 18.000 facturen uitgespaard op voorgedrukt papier - afdrukken van leveringsbonnen en wissels - drukwerk: voorgedrukte facturen: 0,06 €/factuur x 20 000 exemplaren = 1234 € per jaar
    • frankeren : 0,76 €x 9000 facturen : 6840 €/jaar
    • geperforeerd papier : 0,0054 x 36 000 = 194 €

​

Webdesign Desk02