Veiligheid bij de organisatie van evenementen

De Roularta Media Group organiseert vaak ‘evenementen’ zoals een personeelsfeest, een nieuwjaarsreceptie, een ‘kick-off’, een sinterklaasfeest, enz. Hoe veilig zijn dergelijke ‘evenementen’? Waarmee moet het bedrijf rekening houden bij de organisatie? 

De soorten ‘evenementen’ werden in kaart gebracht. Zo zijn er drie groepen te onderscheiden:

• ‘evenementen’: feesten of gebeurtenissen waarvoor een of meerdere zalen of tenten worden gehuurd
• ‘catering’: recepties, feesten, enz. met gebruik van een externe cateraar
• ‘outdoor activiteiten’: ‘kick-offs’, sportactiviteiten, gezinshappenings, enz. waarbij buitenshuis allerlei activiteiten worden aangeboden

Per groep werd de relevante wetgeving opgezocht. De ‘Wet Welzijn’ is overal de basiswetgeving. Er zijn echter per groep bijkomend specifieke wetten en regels voor onderdelen of het geheel van de activiteiten.

Per groep werd een ‘bestelbonbijlage’ uitgewerkt. Daarin wordt omschreven welke verwachtingen het bedijf heeft van de uitbater, cateraar … Deze verwachtingen zijn gebaseerd op de vigerende wetten en regels, waarnaar wordt verwezen. 

Voor de eigen medewerkers werd voor ‘evenementen’ een checklist opgesteld, zodat zij snel de belangrijkste veiligheidsaspecten kunnen controleren bij het vastleggen van bijvoorbeeld een feestzaal.

Voor ‘outdoor activiteiten’ wordt via een informatiefiche gevraagd om een aantal gegevens in te vullen, om de veiligheid te kunnen beoordelen.